Polityka Prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 5 lipca 2025 r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu exclusivepartyexperience.com, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (tzw. RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane były bezpieczne, a ich przetwarzanie odbywało się w sposób przejrzysty, zgodny z przepisami prawa oraz zasadami odpowiedzialnego marketingu i uczciwej komunikacji.

Korzystając z naszej strony internetowej, wyrażasz zgodę na warunki opisane w niniejszej Polityce Prywatności.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Exclusive Party Experience Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Żurawia 22, 00-515 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000891234, NIP: 7010987654, REGON: 384756321.

Możesz skontaktować się z administratorem danych w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Twoich danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby spółki.

Administrator zapewnia, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem, w sposób transparentny, rzetelny i ograniczony do niezbędnego minimum wymaganego do realizacji jasno określonych celów.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na podstawach prawnych:

• Realizacja zapytań i kontaktu z klientem – gdy wypełniasz formularz kontaktowy lub wysyłasz wiadomość e-mail, przetwarzamy Twoje dane, aby odpowiedzieć na zapytanie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu korespondencji z potencjalnymi klientami.
• Przygotowanie i realizacja umowy lub zamówienia – jeśli zdecydujesz się na współpracę, dane są niezbędne do wykonania umowy lub świadczenia usług. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wypełnianie obowiązków prawnych – w szczególności w zakresie rachunkowości, podatków czy archiwizacji dokumentacji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Marketing bezpośredni – za Twoją wyraźną zgodą (np. zapis na newsletter) możemy przesyłać informacje handlowe i inspiracje. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Obrona przed roszczeniami i dochodzenie praw – w przypadku sporu lub konieczności wykazania działań, dane mogą być wykorzystywane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów, z zachowaniem zasad minimalizacji i przejrzystości.

Okres przechowywania danych osobowych

Twoje dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

• Dane związane z zapytaniami i korespondencją – do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że korespondencja stanowi część procesu zawierania umowy lub działań marketingowych opartych na zgodzie.
• Dane kontraktowe i księgowe – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystąpiło zdarzenie księgowe, zgodnie z przepisami o rachunkowości.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych.
• Dane wykorzystywane do obrony roszczeń – przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, nie dłużej niż 6 lat.

Po upływie powyższych okresów dane są nieodwracalnie usuwane lub trwale zanonimizowane.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, stanowisko (jeśli dotyczy), tytuł zawodowy.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji.
• Dane dotyczące zapytania: treść wiadomości, informacje podane dobrowolnie w formularzach, informacje o zainteresowaniu konkretnymi usługami.
• Dane transakcyjne: numer zamówienia, informacje o zawartej umowie, dane rozliczeniowe i płatnicze (w przypadku wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego).
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, rodzaj urządzenia, system operacyjny, czas wizyty, źródło wejścia na stronę – gromadzone za pomocą plików cookies (szczegóły w Polityce Cookies).

Dane te przetwarzamy zgodnie z zasadami minimalizacji – zbieramy tylko to, co jest niezbędne do realizacji konkretnego celu.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami rozliczalności. Konkretne okresy przechowywania danych wyglądają następująco:

• Dane kontaktowe (formularze, zapytania): do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że nastąpi zawarcie umowy.
• Dane zawarte w umowach, fakturach i dokumentach księgowych: przez 6 lat (wymóg wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter): do czasu jej wycofania lub do zakończenia celu, dla którego zgoda została udzielona.
• Dane techniczne (cookies): zgodnie z okresem ważności plików cookies lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub trwale anonimizowane, o ile nie istnieją inne podstawy prawne do ich dalszego przetwarzania.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy, przysługują prawa wynikające z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), w tym:

• Prawo dostępu do danych osobowych – masz prawo do uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – do otrzymania ich kopii oraz informacji o przetwarzaniu.
• Prawo do sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – masz prawo żądać usunięcia danych, jeżeli nie istnieją już podstawy do ich dalszego przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas rozpatrzenia wniosku o ich poprawę lub sprzeciw.
• Prawo do przenoszenia danych – w określonych przypadkach masz prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i ich przesłania do innego administratora.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu – możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych, jeśli odbywa się ono na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.
• Prawo do wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, masz prawo wycofać ją w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Prawo do wniesienia skargi – jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Kontakt z administratorem”.

Odbiorcy danych i przekazywanie do państw trzecich

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym z nami w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania. Są to m.in.:

• Firmy hostingowe i informatyczne – zapewniające infrastrukturę technologiczną, bezpieczeństwo serwera oraz obsługę witryny.
• Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych – wyłącznie w zakresie niezbędnym i zgodnym z przepisami prawa (np. Google Analytics – z anonimizacją IP, po uzyskaniu zgody użytkownika).
• Firmy księgowe i doradcze – w celu wypełniania obowiązków rachunkowych i podatkowych.
• Podmioty świadczące usługi kurierskie i logistyczne – jeśli dostarczamy materiały promocyjne lub wyposażenie.
• Operatorzy systemów płatności – tylko w przypadku, gdy pojawią się funkcje zamówień online.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych i zobowiązane są do zachowania ich poufności oraz bezpieczeństwa.

Twoje dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), z wyjątkiem sytuacji, gdy korzystamy z narzędzi dostarczanych przez dostawców spoza EOG (np. Google, Meta), którzy przystąpili do programu EU-U.S. Data Privacy Framework lub zapewnili inne mechanizmy zgodności (np. standardowe klauzule umowne).

Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (takie jak localStorage czy piksele śledzące) w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, analizowania ruchu oraz – po wyrażeniu zgody – prowadzenia działań marketingowych.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika, które pozwalają rozpoznać jego przeglądarkę podczas kolejnych wizyt. Stosujemy zarówno cookies własne (first-party), jak i zewnętrzne (third-party).

Rodzaje używanych cookies

• Niezbędne technicznie – umożliwiają podstawowe funkcje strony, jak nawigacja czy dostęp do bezpiecznych obszarów. Ich stosowanie nie wymaga zgody.
• Analityczne – służą do zbierania anonimowych statystyk dotyczących sposobu korzystania z witryny. Wykorzystujemy np. Google Analytics (z anonimizacją IP), wyłącznie po uzyskaniu zgody.
• Marketingowe – umożliwiają wyświetlanie spersonalizowanych treści reklamowych lub mierzenie skuteczności kampanii. Wymagają aktywnej zgody użytkownika.

Zmiana ustawień i zgody

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlany jest baner cookies, który pozwala wyrazić zgodę na wybrane kategorie plików cookies lub je odrzucić. Użytkownik ma możliwość zmiany swojego wyboru w dowolnym momencie – za pomocą narzędzi dostępnych w stopce strony lub ustawień przeglądarki.

Szczegółowe informacje na temat stosowania cookies zawarte są w Polityce plików cookies.

Środki bezpieczeństwa i poufność danych

Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Twoje dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją lub zniszczeniem. W tym celu wdrożyliśmy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, zgodne z aktualnym stanem wiedzy i wymogami RODO.

Do naszych zabezpieczeń należą m.in.:

• Szyfrowanie połączenia SSL (HTTPS) – zapewniające poufność danych przesyłanych pomiędzy Twoim urządzeniem a naszym serwerem.
• Ograniczony dostęp do danych – tylko upoważnione osoby, posiadające odpowiednie przeszkolenie i podpisane zobowiązania do zachowania poufności.
• Regularne kopie zapasowe i monitoring serwera – w celu zapobiegania utracie danych i szybkiego reagowania na incydenty.
• Umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi – każdy podwykonawca przetwarzający dane w naszym imieniu działa na podstawie umowy i zgodnie z naszymi standardami bezpieczeństwa.
• Aktualizacje oprogramowania i zabezpieczeń – systematycznie aktualizujemy narzędzia wykorzystywane do obsługi serwisu, by zapobiec podatnościom.

Pomimo naszych starań, pamiętaj, że żadna transmisja danych przez Internet nie jest całkowicie bezpieczna. Jeśli masz podejrzenia co do naruszenia bezpieczeństwa lub chcesz zgłosić incydent, prosimy o natychmiastowy kontakt.

Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w dowolnym momencie, zwłaszcza w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju technologicznego lub modyfikacji funkcjonalności strony.

Każda aktualizacja będzie publikowana na tej podstronie i opatrzona stosowną datą wejścia w życie. Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią niniejszego dokumentu, aby mieć pewność, że jesteś świadomy/a, jakie dane zbieramy i jak je przetwarzamy.

Obecna wersja Polityki Prywatności obowiązuje od dnia: 5 lipca 2025.